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精細管理 精巧統籌 精確達標 ——在時間與效率的對話中實現辦公室高效工作
來源:物流集團 作者:楊曼 瀏覽次數:2554 錄入時間:2023-09-15

效能是辦事的效率和工作的能力,是衡量工作結果的尺度,是效率、效果和效益的集中體現。作為辦公室,人來人往,事來事往,文來文往,如同一部高速運轉的機器,處于內部機構的中樞地位,起著承上啟下、溝通內外、綜合協調、參謀服務的作用,責任重大,要求很高。  

一、精細管理,時間使用率是基礎

在辦公室服務領導、服務基層、服務群眾的繁忙工作中,時間管理至關重要。一是意識先行,打有準備之仗。要有強烈的時間觀念,思想上要有充分的準備。人們的大腦是一部最精密的計算機,一旦我們輸入了時間管理的程序,就將按照指令要求自動的研究和落實時間管理措施。管理時間和“被時間”管理的工作成效是完全不同的,規劃好每一分鐘的時間和每周、每月、每年的計劃,不讓時間空過,做到分分鐘有效率、見效果,克服接到工作“等一等再安排、看一看再做”的思想,馬上著手落實,讓拖延癥遠離。二是計劃先行,打有系統之仗。凡事預則立,不預則廢。領導都有月工作安排、周工作安排,都要事先予以預排,辦公室工作人員也要有計劃的預排。大到階段的計劃、每月的計劃,小到每周計劃、每天的計劃。工作計劃的制定要打提前量,年初安排全年的計劃,3月份安排4月、5月的工作,本周就要預排下周的內容。特別是在工作量比較集中的時段,要注意動態計劃的制定,好記性不如爛筆頭。就如某個一兩天的時段,領導突然交代較多臨時交辦的工作,當時就感覺到頭皮發麻、不知所措,此時就要坐下來,在筆記本上詳細安排好工作完成的時間,甚至可以寫上完成的方法和步驟,當心中有數之后,胸有成竹的感覺更容易見到工作成果??傊?,計劃的制定要主動、到位,不疏漏。主動提供信息、反映情況、出謀劃策、拾遺補缺,主動抓反饋、抓督辦,主動為領導提供多方面保障,促進工作落實,真正做到領導未謀有所思、領導未聞有所知、領導未示有所為。在主動服務中,還要擺正自己的位置,把握好參謀與決策的關系,既不畏首畏尾,又不越權代替,做到到位不越位、參與不干預、出謀不決策、協調不包辦。

二、精巧統籌,資源整合率是方法

善始善終,抓出成效,要順勢借力,既要發揮辦公室的牽頭抓總作用,又要充分調動多方資源,形成抓督查、抓落實的合力。一是學會借人力。一個筷子易折斷,一把筷子抱成團。一個人的時間、力量在某個時空是有限的,需要尋求同事和其他人員的幫助,有效地整合他們的時間和力量,共同做好服務工作。在做某項工作的時候,可讓同事和其他人員幫忙做資料收集、人員聯絡等基礎性工作,有效地節省工作時間。個人經驗得出,辦公室人員的素質和效率直接關系到領導交辦工作落實的成效。在平時工作中,要有意識地推動他們提升寫作、協調和溝通的能力,采取點思路、出題目、勤討論等方式,與他們共同提升。二是學會借網力?!盎ヂ摼W+”的資源給我們提供了很多思路上、工作上的各類資源,充分地予以學習和借鑒,必然對提升效率有百利而無一害。每天要抽出時間學習網絡內容,本著“拿來主義”,汲取精華和有益的經驗,深入予以實踐。特別可以創新網絡會議的模式,利用微信的新媒體,更快捷、零距離的開展工作討論、對接和多發溝通。

三、精確達標,目標命中率是關鍵

工作效率的實現最終還要落在對工作目標命中率的評估上,效率提升了,成效也要提升。一是不能偏離工作目標。前提是要充分領會領導意圖、上級政策落實、基層期盼等精神要旨,爭當有心人。首先要學會“悟”,經常主動的領悟領導的思路要求,進行政策的解讀、有效進行部門和基層的信息分析,力爭精準把握工作要求。其次要學會“通”,也就是溝通要到位。凡是注重溝通的部門,信息就流暢,內部就協調,相互就信任,工作就主動;反之,缺乏溝通的部門,信息就不暢,領導部署的工作就被動難做。注重部門內部的溝通協調,保持部門內部的溝通和配合,建立直接、規范的信息溝通渠道,構筑條塊之間和部門之間工作的交流與溝通平臺,增加透明度,實現資源共享,降低工作成本,提高工作質量。二是不能出現大的錯誤。多年的經驗告訴我們,辦公室的工作是難免有錯誤,即使在追求零錯誤的高標準下,也難免會有一些小插曲。首先要建立“零缺陷”的工作思想架構,全力爭取不出錯。其次不能畏錯誤如猛虎,要以歸零的心態去工作。第三要及時補救,補臺不拆臺。

辦公室作為企業的重要綜合協調部門,所面臨的環境越來越復雜,承擔的任務越來越繁重,工作的節奏越來越快,想干好辦公室工作不是一朝一夕,一蹴而就的,而是要久久為功方能成為合抱之木。


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